Schreibst du für deine Coachings und Trainings immer noch händisch Rechnungen in Word oder als PDF und verschickst diese per E-Mail? Dann aufgepasst!
Ab dem 1. Januar 2025 wird die elektronische Rechnung (E-Rechnung) in Deutschland verpflichtend. Das bedeutet, dass auch du Rechnungen in diesem Format an deine Kunden elektronisch ausstellen musst. Diese Umstellung bringt zahlreiche Vorteile, aber auch Herausforderungen mit sich. Hier ist, was du wissen musst und wie du dich optimal vorbereiten kannst.
Was ist eine E-Rechnungen?
E-Rechnungen sind digitale Rechnungen, die in einem strukturierten Format erstellt und übermittelt werden. Es ist ein standardisiertes Datenformat für elektronische Rechnungen nach der EU-Norm EN 16931 Diese Format ermöglichen eine automatisierte Verarbeitung der Rechnungsdaten und bieten gegenüber traditionellen PDF-Rechnungen erhebliche Vorteile.
Vorteile der E-Rechnungen
- Zeitersparnis: Automatisierte Verarbeitung reduziert den manuellen Aufwand und beschleunigt den Rechnungsprozess.
- Kosteneffizienz: Weniger Papier, Druck- und Versandkosten.
- Fehlerreduzierung: Minimierung von Eingabefehlern durch standardisierte Datenformate.
- Umweltfreundlichkeit: Verringerung des Papierverbrauchs trägt zum Umweltschutz bei.
Rechnung als PDF via E-Mail versenden?
Viele Trainer & Coaches versenden bereits PDF-Rechnungen per E-Mail, um Portokosten zu sparen und die Umwelt zu schonen. Diese PDF-Rechnungen erfüllen jedoch nicht die umsatzsteuerrechtlichen Anforderungen an eine E-Rechnung gemäß der EU-Richtlinie.
Im Gegensatz zu traditionellen Papier- oder PDF-Rechnungen bestehen E-Rechnungen aus standardisierten, maschinenlesbaren Datensätzen. Diese Datensätze ermöglichen eine automatische Zuordnung und Weiterverarbeitung der Informationen durch Computersysteme, ohne dass manuelle Eingriffe erforderlich sind.
Handlungsempfehlungen für Trainer und Coaches
- Software beschaffen: Wähle eine Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen gemäß den neuen Standards erstellen kann. Anbieter wie SevDesk bieten passende Lösungen an. Weiter zu SevDesk
- Prozesse anpassen: Überprüfe deine internen Prozesse und passe sie an die neuen Anforderungen an.
- Frühzeitig starten: Beginne rechtzeitig mit der Umstellung, um Probleme zum Stichtag zu vermeiden.
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Die Umstellung auf E-Rechnungen mag zunächst eine Herausforderung sein, doch mit den richtigen Werkzeugen und einer frühzeitigen Vorbereitung kannst du nicht nur den gesetzlichen Anforderungen entsprechen, sondern auch deine Buchhaltungsprozesse effizienter und nachhaltiger gestalten.
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